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房東座談會準備紀錄

先從會議紀錄開始吧:

4-24的會議紀錄
高教官發言:
1. 需要準備的項目:
I. 整理過的房東資料(已完成) 。
II. 邀請函(已完成) 。
III. 開會前一、兩天再電話確認一次。
IV. 海報1~2張。
V. 電話確認。
VI. 飲料、餐點→高教官準備。
VII. 本座談會擴大為學生共同參與,希望有20~30人與會。
VIII. 與會人員簽到表,留一些空格給其他小型房東填寫。
 
桂芳發言:
1. 座位立牌(因採隨意坐,就不設立牌了)
2. 有學生提房東博覽會是否能夠舉辦?(請同學上網參照房東租屋資料即可)
 
高教官發言:
1. 專員的溝通協調要做好。
2. 網站應增加「值得推薦區」、「一般」、「其它」的租屋資料的分類。
3. 流程方面:
I. 請房東自我介紹。
II. 將彙整好的賃居問題,在座談會中討論。
 
5-11的會議紀錄
1. 房東資料的製作?
房東資料依公文報表格式去修改大型及個人優良,一般,其他由消防設備區分
PS:房東座談大會後到6月份,須完成供評鑑用
2. 房東座談大會名單?
房東:建立的格式以學苑,姓名,電話,地址製作簽到表,尚未聯繫的房東以電訪詢問是否參加。
同學:以blog,學校網頁公告,實地訪視時告知同學,最晚到5/18(一)中午前報名。
3. 房東座談大會海報?
兩張,分派給桂芳,淑菁製作,如需要文具直接購買,打統編,再向高教官彙報。
4. 房東座談大會會議內容?
A. 房東每人先自我介紹。
B. 交流問題 (匯集訪視同學的問題) 。
C. 餐點。
D. 小禮物包裝:購買包裝紙,包裝環保餐具組及書籤磁鐵,目前預定40個。
E. Logo製作:貼在包裝紙外面,需有學校的logo,及賃居生,電話…等。
F. 製作立牌:放置在花圃指引房東進入動向。

這兩次會議的討論,大致上將要準備的東西都給想好了。
未來如果有座談會要召開之準備,大致上朝這些方向就可以了。
不過有一點必須要說明的是,工作的分配一定要做好,
不要同一個人事前要做一堆工作或者事後做一堆工作,
盡量平均分配,像這一次的會議,有人是會議前工作量大,有人是會議中,有人是會議後,
通通累到不行,就很可惜了事前準備很充足,卻還發生這種事,千萬要注意這點。

另外一個要反省的是,連絡餐盒的廠商時間沒確定好,
三點才將餐點送來,問題當時我們都在開會了,沒辦法做包裝的細節。
幸好當時有其他教官主動幫忙,真是萬幸,因此關於廠商的送貨時間,
做好確認動作是有必要的。

一般而言,只要看過上面的會議紀錄,就大概知道怎麼準備了。
接下來是細說準備過程,這點倒是不必太過詳參,各屆各有自己的方法,
這些瑣碎事項撇過不看,也都能夠做出自己的活動。
首先從邀請函開始:
1.
2.

3.
4.

  首先是做了幾張作為樣板,第4張則是採用可以對折的形式,不過最後採用的則是第三張。邀函請很簡單,是採用Word做出來的,熟悉此軟體操作之人,大概只需要半天的時間,比較困難的是構思,如果想不出來,買現成就可以了,當然成本也比較高。

  至於海報,則是很有趣的,早就做好了,是以前的志工們做好的留底,本次座談會恰好派上用場。所以並沒有花太多時間在這。否則依照原訂計畫要做兩張大海報,恐怕包含構思、準備材料、剪紙、剪貼,兩天的時間跑不掉。海報樣圖如照片:

再來是準備給房東的小禮品,包含了紙袋、感謝卡、禮品:
1.紙袋:當然是買現成的,這應該沒辦法自行製作^^"。我們是到南台紙袋廠買的,不過其實樣式並不多,而且自行訂做的量,起碼都是千個起跳的。但是南台紙廠的老闆人還不錯,很有耐心地幫我們介紹現成的紙袋,我們買了10幾個3.5元的紙袋,跟80個1.5元的紙袋,如最下方的照片。
2.感謝卡:跟邀請函一樣也是自行製作,在外面買,一張起碼要10元以上,自己做一做,護貝一下,其實都可以把卡片類(邀請函、感謝卡)的成本壓低。感謝卡也是一開始就做了幾張樣板,最後採取小熊圖案去掉學校logo版。

 
 3.禮品:
   這個由承辦教官傷腦筋就可以了,事實上每學期的小禮品不一,教官也都會事先做好,所以志工們不必擔心這個。
  最後的完成品,如下方照片:

  這些玩意兒弄好,總計也要3小時,印出來、切割、剪貼,這些都很瑣碎,但就是這樣再麻煩的。人多一點會比較好辦事。

關於立牌海報
  這個我最後就忍不住了,直接用「非常好色」(一個超簡易上手的海報繪圖軟體)做,大概花了兩個小時。如果再用word,真的會起肖!但是學校是不准使用「破解」軟體的,所以只能趕緊做一做,趕快移除囉^^"

這些檔案都有留底,將來如果有需要,可以在97年度的資料夾找到。

  來講講邀請房東吧!總共分成三方向去做,第一是知道的房東,只要是大型學舍就直接給邀請函,小型房舍的房東就訪視的時候看人有沒有在,直接問;第二是電話拜訪順便邀請房東,這是針對小型房東的部份來做;第三是確認與會人員人數,所以一直到房東座談會的前一天,我們都還有打電話給房東在確認是否與會。這部份其實並不會太花時間,兩個人的話,20幾人可以在1小時內完成,即使只有一個人打電話,快一點的話,1個小時多也是可以打完這些電話。
  大部分的房東都會答應,只是會特別問到「人事時地物」,也就是什麼人要參加,要討論什麼事情,在什麼時間、什麼地點,要不要準備什麼東西等等。打電話的人要確定這些問題,先在心中模擬答案,給自己一個心理準備,這樣打起電話來也就事半功倍了。
  常見問題如:
  1. 房東座談會要做什麼的啊?
  2. 有要講什麼事情嗎?
  3. 這個會開多久?
  4. 沒參加會不會怎樣?(或者問:一定要參加嗎?)
     
立牌
  立牌是跟課指組借的,課指組很遠,立牌也不輕,同學要有兩人以上去拿,不然就是借板車。要問清楚使用方法,以免跟我這次一樣,還把立牌的壓克力板弄破了。

會議表格、名單、座位表、討論內容及文件
  事先弄好,通常每樣差不多都要花個一個小時左右去製表,提前做好,可以馬上給教官檢查。必要時,還要影印給與會人員。

還有一些細節,懶得打啦!請下屆志工好好努力,哈哈!
 
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